Módulo 10: Control
¿En qué consiste la etapa de control?
Esta es la última etapa del proceso administrativo. Consiste en medir y corregir el desempeño para asegurar el alcance de los objetivos establecidos previamente por la empresa.
Esta etapa tiene las siguientes variantes:
Sistema automático de regulación
Cuando se detecta que las actividades no se están realizando de manera correcta, esta parte se encarga de que se regresen a las actividades planeadas.
Función administrativa
Significa que forma parte del proceso administrativo. Como mencionado previamente, siendo esta la última etapa.
¿Cuál es el objetivo del control?
Es el ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado en las etapas anteriores, de identificar errores y desvíos para posteriormente corregirlos, evitar su repetición y lograr los objetivos de la empresa.
¿Cuál es su proceso?
Las fases son las siguientes:
1. Establecer estándares:
Establecer los criterios de evaluación y de comparación, existen cuatro tipos de estándares:
a) Estándares de Cantidad: Establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas, número de hojas de trabajo.
b) Estándares de Calidad: Establece la calidad del producto y especificaciones.
c) Estándares de tiempo: El tiempo establecido para la producción de un determinado producto.
d) Estándares de costos: Establece los costos de producción, administración, costo de ventas.
2. Evaluación de desempeño
Su finalidad es el evaluar el progreso del proyecto.
3. Comparación de desempeño con el estándar establecido.
Con el uso de los estándares establecidos en la primera fase, estas se comparan con el progreso actual. De esta forma se verificará si hay alguna variación, error, o falla con relación al desempeño que se esperaba.
4. Acción correctiva
Busca la corrección del desempeño para que este quede adecuado al estándar previamente definido en la primera fase.
Existen además diferentes tipos de control, algunos de estos y los más importantes son:
Control Preliminar
Este se realiza antes que el proceso de operaciones inicie, incluye la creación de políticas, procedimiento y las reglas diseñadas para asegurarse de que las actividades que fueron planeadas sen ejecutadas apropiadamente.
Control Concurrente
Se aplican en la fase operacional. Incluye dirección, vigilancia, la sincronización de actividades para que los objetivos sean alcanzados bajo las condiciones que fueron requeridas.
Control de Retroalimentación
Este se enfoca sobre el uso de información de resultados obtenidos anteriormente para la corrección de posibles desviaciones.
¿Cuáles son los principios del control?
1. Equilibrio
A cada grupo de delegación debe proporcionarse el grado de control que corresponde. Es decir, de la misma manera que la autoridad se delega, la responsabilidad se comparte.
2. De los objetivos
Este se refiere a que el control existe en función de los objetivos establecidos. Este no es un fin, más bien el medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
3. De la oportunidad
El control para que sea eficaz debe de ser oportuno. Esto quiere decir que debe aplicarse antes de que el error pase, para tomar medidas correctivas con anticipación dentro de lo posible.
4. Costeabilidad
El establecimiento del sistema de control debe justificar el costo que este represente en dinero y en tiempo, en relación con las ventajas que este aportará realmente.
5. De Excepción
El control debe aplicarse preferentemente en las actividades representativas de manera en que se reducirán costos y tiempo, delimitando adecuadamente qué estrategias requieren de control.
6. De la Función Controladora
Esta por ningún motivo de comprender a la función controlada, porque el control pierde efectividad. Este es un principio básico, porque señala que la persona que ejerce el control no debe de estar involucrada con la actividad controlada.
7. Del Carácter Administrativo del Control
La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación. Mientras más delegación se necesite, el control requerido es mayor. Por lo mismo, el control como función solamente corresponde al administrador.
8. De los Estándares
El control es imposible sin estándares, deben de ser tan precisos y cuantitativos como sea posible.
9. Del Principio de Excepción
El control administrativo es más eficaz cuando se concentra en los casos en que lo previsto no fue logrado.
Tipos de Auditoría
Auditoría Financiera
Consiste en una revisión exploratoria de los controles subyacentes y registros de contabilidad de una empresa, realizada por un contador público
Auditoría Interna
Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica
Auditoría Externa
Examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero de forma independiente.
Auditoría de Operaciones
Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente de una función o una unidad con referencia a las normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el área de estudio, con objeto de asegurar la administración.
Técnicas y Herramientas
7 Herramientas de Calidad
Estas presentan una metodología para la solución de problemas, mejoramiento de procesos y el establecimiento de controles en la operaciones del proceso.
Herramienta #1: Diagramas de Causa y Efecto
Diagrama de Ishikawa
Su función es identificar la raíz o causa principal de un problema y clasificar y relacionar las interacciones entre factores que están afectando el resultado de un proceso.
Es un método de trabajo en equipo que muestra la relación entre una característica de calidad y sus factores, siendo estos causa y efecto.
Es una metodología simple que estimula la participación de los miembros de un equipo, permitiendo el aprovechamiento del conocimiento que cada uno tiene sobre el proceso, además de que facilita el entendimiento del mismo.
Ejemplo
Herramienta #2: Hojas de Registro
Es un formulario en el cual se especifican los items a registrar, estos deben de estar de manera que los datos puedan recolectarse de una forma sencilla.
Es un método que proporciona datos fáciles de entender, y son obtenidos a través de un proceso simple y eficiente. Estas hojas de registro reflejan las tendencias y patrones que derivan de los datos.
Ejemplos
Herramienta #3: Gráficos de Control
El objetivo de estos es la evaluación del proceso de fabricación, servicio o proceso administrativo, de manera que se mide su estabilidad.
Es un gráfico que refleja los valores de una medición estadística para una serie de muestras, consta de una línea límite superior e inferior, que definen los límites de capacidad del sistema y refleja cuáles son los resultados que requieren explicación.
Es útil para revisar la variación de un proceso a través del tiempo, probar la efectividad de las acciones de mejora y estimar la capacidad del proceso. Además, permite distinguir entre las causas aleatorias y específicas de variación de los procesos.
Ejemplo
Herramienta #4: Diagramas de Flujo
Estas pretenden realizar una evaluación crítica del proceso, proporcionando una visión general a través de símbolos.
Es una representación gráfica que muestra las actividades y etapas asociadas a un proceso, y la simbología mencionada previamente debe ser sencilla y de fácil comprensión.
Ejemplo
Herramienta #5: Histograma
Su objetivo es revelar la posible estructura estadística de un grupo de datos para interpretarlos. Este muestra el número de veces que se repiten los resultados y su aplicación es recomendada como análisis inicial en todas las tomas de datos correspondientes a una variable continua.
Este ayuda a comprender la tendencia central, dispersión y frecuencias relativas de los distintos valores, muestra grandes cantidades de datos de una forma fácil de comprender y es un medio eficaz para transmitir la información.
Ejemplo
Herramienta #6: Diagramas de Pareto
Estas buscan hacer énfasis en los problemas más importantes donde se debe enfocarse.
Este es un gráfico de barras verticales, que representa los factores sujetos al estudio. Ayuda a establecer prioridades, proporciona una visión simple de la importancia de los problemas, y su formato proporciona un incentivo para mejorar.
Ejemplo
Herramienta #7: Diagramas de Dispersión
Este pretende averiguar si existe correlación entre dos variables. Es una herramienta útil para estudiar las posibles relaciones entre los cambios observados en dos conjuntos diferentes de variables y proporciona un medio visual para probar la fuerza de una posible relación.
Ejemplo
LPMS
Este es un sistema innovador, recién implementado por la familia Freudenberg-NOK Sealing Technologies.
Esta es una estructura de control, entre otras cosas, que permite la facilitación de la comunicación entre los diferentes miembros de la empresa de distintos niveles jerárquicos para incrementar la producción.
Este sistema consiste en 4 niveles, según el nivel el tipo de evaluación y revisión se vuelve general.
Nivel 1: Revisión de producción cada 1-2 hrs
Nivel 2: Esta revisión se realiza diariamente.
Nivel 3: Juntas semanales para evaluación del desempeño.
Nivel 4: Mensuales/Trimestrales
Debido a esto es que se detectan los problemas con una mayor rapidez, por lo que al momento de tener la junta mensual/trimestral, muchos de estos obstáculos ya fueron superados y esto permite un avance más fluido, además de que este da pie a que se generen nuevas ideas y la empresa crezca de una manera más rápida.
Esta es la última etapa del proceso administrativo. Consiste en medir y corregir el desempeño para asegurar el alcance de los objetivos establecidos previamente por la empresa.
Esta etapa tiene las siguientes variantes:
Función restrictiva y coercitiva
Quiere decir que se utiliza evitar los desvíos indeseables/comportamientos que no son aceptado. Se usa para delimitar las funciones y así prohibir en cierta forma la libertad de los empleados al momento de realizar sus actividades dentro de la empresa.Sistema automático de regulación
Cuando se detecta que las actividades no se están realizando de manera correcta, esta parte se encarga de que se regresen a las actividades planeadas.
Función administrativa
Significa que forma parte del proceso administrativo. Como mencionado previamente, siendo esta la última etapa.
¿Cuál es el objetivo del control?
Es el ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado en las etapas anteriores, de identificar errores y desvíos para posteriormente corregirlos, evitar su repetición y lograr los objetivos de la empresa.
¿Cuál es su proceso?
Las fases son las siguientes:
1. Establecer estándares:
Establecer los criterios de evaluación y de comparación, existen cuatro tipos de estándares:
a) Estándares de Cantidad: Establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas, número de hojas de trabajo.
b) Estándares de Calidad: Establece la calidad del producto y especificaciones.
c) Estándares de tiempo: El tiempo establecido para la producción de un determinado producto.
d) Estándares de costos: Establece los costos de producción, administración, costo de ventas.
2. Evaluación de desempeño
Su finalidad es el evaluar el progreso del proyecto.
3. Comparación de desempeño con el estándar establecido.
Con el uso de los estándares establecidos en la primera fase, estas se comparan con el progreso actual. De esta forma se verificará si hay alguna variación, error, o falla con relación al desempeño que se esperaba.
4. Acción correctiva
Busca la corrección del desempeño para que este quede adecuado al estándar previamente definido en la primera fase.
Existen además diferentes tipos de control, algunos de estos y los más importantes son:
Control Preliminar
Este se realiza antes que el proceso de operaciones inicie, incluye la creación de políticas, procedimiento y las reglas diseñadas para asegurarse de que las actividades que fueron planeadas sen ejecutadas apropiadamente.
Control Concurrente
Se aplican en la fase operacional. Incluye dirección, vigilancia, la sincronización de actividades para que los objetivos sean alcanzados bajo las condiciones que fueron requeridas.
Control de Retroalimentación
Este se enfoca sobre el uso de información de resultados obtenidos anteriormente para la corrección de posibles desviaciones.
¿Cuáles son los principios del control?
1. Equilibrio
A cada grupo de delegación debe proporcionarse el grado de control que corresponde. Es decir, de la misma manera que la autoridad se delega, la responsabilidad se comparte.
2. De los objetivos
Este se refiere a que el control existe en función de los objetivos establecidos. Este no es un fin, más bien el medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
3. De la oportunidad
El control para que sea eficaz debe de ser oportuno. Esto quiere decir que debe aplicarse antes de que el error pase, para tomar medidas correctivas con anticipación dentro de lo posible.
4. Costeabilidad
El establecimiento del sistema de control debe justificar el costo que este represente en dinero y en tiempo, en relación con las ventajas que este aportará realmente.
5. De Excepción
El control debe aplicarse preferentemente en las actividades representativas de manera en que se reducirán costos y tiempo, delimitando adecuadamente qué estrategias requieren de control.
6. De la Función Controladora
Esta por ningún motivo de comprender a la función controlada, porque el control pierde efectividad. Este es un principio básico, porque señala que la persona que ejerce el control no debe de estar involucrada con la actividad controlada.
7. Del Carácter Administrativo del Control
La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación. Mientras más delegación se necesite, el control requerido es mayor. Por lo mismo, el control como función solamente corresponde al administrador.
8. De los Estándares
El control es imposible sin estándares, deben de ser tan precisos y cuantitativos como sea posible.
9. Del Principio de Excepción
El control administrativo es más eficaz cuando se concentra en los casos en que lo previsto no fue logrado.
Tipos de Auditoría
Auditoría Financiera
Consiste en una revisión exploratoria de los controles subyacentes y registros de contabilidad de una empresa, realizada por un contador público
Auditoría Interna
Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica
Auditoría Externa
Examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero de forma independiente.
Auditoría de Operaciones
Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente de una función o una unidad con referencia a las normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el área de estudio, con objeto de asegurar la administración.
Técnicas y Herramientas
7 Herramientas de Calidad
Estas presentan una metodología para la solución de problemas, mejoramiento de procesos y el establecimiento de controles en la operaciones del proceso.
Herramienta #1: Diagramas de Causa y Efecto
Diagrama de Ishikawa
Su función es identificar la raíz o causa principal de un problema y clasificar y relacionar las interacciones entre factores que están afectando el resultado de un proceso.
Es un método de trabajo en equipo que muestra la relación entre una característica de calidad y sus factores, siendo estos causa y efecto.
Es una metodología simple que estimula la participación de los miembros de un equipo, permitiendo el aprovechamiento del conocimiento que cada uno tiene sobre el proceso, además de que facilita el entendimiento del mismo.
Ejemplo
Herramienta #2: Hojas de Registro
Es un formulario en el cual se especifican los items a registrar, estos deben de estar de manera que los datos puedan recolectarse de una forma sencilla.
Es un método que proporciona datos fáciles de entender, y son obtenidos a través de un proceso simple y eficiente. Estas hojas de registro reflejan las tendencias y patrones que derivan de los datos.
Ejemplos
Herramienta #3: Gráficos de Control
El objetivo de estos es la evaluación del proceso de fabricación, servicio o proceso administrativo, de manera que se mide su estabilidad.
Es un gráfico que refleja los valores de una medición estadística para una serie de muestras, consta de una línea límite superior e inferior, que definen los límites de capacidad del sistema y refleja cuáles son los resultados que requieren explicación.
Es útil para revisar la variación de un proceso a través del tiempo, probar la efectividad de las acciones de mejora y estimar la capacidad del proceso. Además, permite distinguir entre las causas aleatorias y específicas de variación de los procesos.
Ejemplo
Herramienta #4: Diagramas de Flujo
Estas pretenden realizar una evaluación crítica del proceso, proporcionando una visión general a través de símbolos.
Es una representación gráfica que muestra las actividades y etapas asociadas a un proceso, y la simbología mencionada previamente debe ser sencilla y de fácil comprensión.
Ejemplo
Herramienta #5: Histograma
Su objetivo es revelar la posible estructura estadística de un grupo de datos para interpretarlos. Este muestra el número de veces que se repiten los resultados y su aplicación es recomendada como análisis inicial en todas las tomas de datos correspondientes a una variable continua.
Este ayuda a comprender la tendencia central, dispersión y frecuencias relativas de los distintos valores, muestra grandes cantidades de datos de una forma fácil de comprender y es un medio eficaz para transmitir la información.
Ejemplo
Herramienta #6: Diagramas de Pareto
Estas buscan hacer énfasis en los problemas más importantes donde se debe enfocarse.
Este es un gráfico de barras verticales, que representa los factores sujetos al estudio. Ayuda a establecer prioridades, proporciona una visión simple de la importancia de los problemas, y su formato proporciona un incentivo para mejorar.
Ejemplo
Herramienta #7: Diagramas de Dispersión
Este pretende averiguar si existe correlación entre dos variables. Es una herramienta útil para estudiar las posibles relaciones entre los cambios observados en dos conjuntos diferentes de variables y proporciona un medio visual para probar la fuerza de una posible relación.
Ejemplo
LPMS
Este es un sistema innovador, recién implementado por la familia Freudenberg-NOK Sealing Technologies.
Esta es una estructura de control, entre otras cosas, que permite la facilitación de la comunicación entre los diferentes miembros de la empresa de distintos niveles jerárquicos para incrementar la producción.
Este sistema consiste en 4 niveles, según el nivel el tipo de evaluación y revisión se vuelve general.
Nivel 1: Revisión de producción cada 1-2 hrs
Nivel 2: Esta revisión se realiza diariamente.
Nivel 3: Juntas semanales para evaluación del desempeño.
Nivel 4: Mensuales/Trimestrales
Debido a esto es que se detectan los problemas con una mayor rapidez, por lo que al momento de tener la junta mensual/trimestral, muchos de estos obstáculos ya fueron superados y esto permite un avance más fluido, además de que este da pie a que se generen nuevas ideas y la empresa crezca de una manera más rápida.
Bibliografía
FREUDENBERG-NOK
SEALING TECHNOLOGIES. (2017). LPMS
IMPLEMENTATION, Lab. Santa Ana. Santa Ana, California.
INEGI. (s.f.). Manual de Control Administrativo.
Obtenido de
http://www.inegi.org.mx/inegi/SPC/doc/internet/manualdecontroladmvo.pdf
Romero, G. C. (11 de Noviembre de 2017). Lean Admin Expert,
HR Manager. (J. C. Galaz, Entrevistador)
UNAM. (30 de Noviembre de 2006). Proceso
Administrativo. Obtenido de
http://fcaenlinea.unam.mx/2006/1130/docs/unidad8.pdf
Universidad de Santiago de Chile. (s.f.). Control
de Calidad. Obtenido de http://www.asimet.cl/pdf/7_herramientas.pdf
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